Acelerar proyectos impulsando la colaboración

En escenarios turbulentos para los negocios, con plataformas tecnológicas que cambian rápidamente, muchas organizaciones están intentando acelerar los ciclos de introducción de sus productos, priorizando la entrega de proyectos. Sin embargo, muchos proyectos comparten dos características que dificultan los tiempos óptimos de entrega: en primer lugar, tienden a implicar cierta incertidumbre (por ejemplo, desarrollan un nuevo producto cuya viabilidad todavía no está segurada), y, en segundo lugar, los trabajadores tienen información sobre el progreso de su tarea dentro del proyecto que no es observable por parte de nadie más y que, en muchos casos, no se comparte. En consecuencia, las cuestiones de comportamiento son tan importantes para una entrega puntual como una planificación diligente.

• La voluntad de comunicar y colaborar en condiciones de incertidumbre e interdependencia. ¿Por qué deberían los empleados buscar ayuda para resolver un problema o ayudar a resolver el de un colega cuando pueden postergar la dificultad a fases posteriores o esconderse detrás de sus propias responsabilidades?
• Márgenes de tiempo individuales. Si los trabajadores del proyecto se enfrentan a penalizaciones por los plazos incumplidos, ¿por qué deberían compartir conocimientos privados sobre la duración de las tareas, en lugar de poner colchones a sus estimaciones sobre la cantidad de tiempo que necesitan para completarlas?
• Incentivos a la puntualidad. ¿Por qué deberían los empleados esforzarse para cumplir con las tareas que se les han asignado, en lugar de ocupar el tiempo en trabajos marginales o aprovecharse de los márgenes de tiempo ya previstos en el proyecto?

Este artículo examina las dificultades en la planificación y ejecución de proyectos y describe una innovación en la gestión implantada en Roto Frank, una empresa alemana que produce hardware para ventanas y puertas industriales y residenciales. Roto, cuya sede central está en Leinfelden-Echterdingen, Alemania, ha aumentado su sistema de control de proyectos con la ayuda de un proceso formal que anima a los trabajadores a pedir y ofrecer asistencia mutua. Hemos descubierto que el proceso de ayuda de Roto ha logrado una mejora cuantificable en el tiempo de los ciclos de proyectos sin cambiar los incentivos formales u otros sistemas ...