Consejos rápidos para ahorrar tiempo

Para tener reuniones más eficaces: 1. Invite únicamente a los empleados esenciales. Es posible que le interese escalonar su asistencia, de modo que se vayan incorporando cuando se vayan a tratar los asuntos que les conciernen.

2. Termine las reuniones a la hora de comer. Nadie desea mantener debates interminables cuando es hora de ir a comer.

3. Interrumpa a quienes divagan. Ejemplo: "John. (Pausa) ¿Realmente esto va a servir para resolver nuestro problema?"

4. Póngalos de pie. Las reuniones con los asistentes de pie son sensiblemente más cortas, un 34 por ciento más breves que la media, que cuando las personas están cómodamente sentadas. Intente organizarlo así cuando se trate de reuniones de personal rutinarias.

Para frenar el desorden: 5. Pregúntese lo siguiente: "¿Qué es lo peor que podría pasar si no tuviese usted este documento?". La mayoría de las veces, la respuesta será que puede vivir sin ese papel, así que comience a llenar su papelera.

6. Hágase amigo de un ratón de biblioteca. En todas las oficinas hay alguien que conserva todas las circulares e informes de los diez últimos años. Recurra a esa persona y deshágase de su basura.

7. Cree un sistema lógico para almacenar cosas en su mesa. No ordene su mesa metiendo las cosas indiscriminadamente en un cajón.

Para mejorar la productividad informática: 8. Limite el tiempo que dedica a navegar por Internet. Ponga la alarma del reloj o del ordenador para que suene transcurridos diez minutos. Cuando suene la alarma, deje de navegar, esté donde esté.

9. Aplique la regla de la redacción de mensajes de correo electrónico de diez minutos. Si necesita más de diez minutos para elaborar su mensaje, probablemente es demasiado largo. Puede acortar los mensajes de correo electrónico y aun así mantener su objetivo.

10. Revise las carpetas de su ordenador en diez minutos. Utilice ese tiempo para organizar documentos "sueltos" en las carpetas de asuntos. Al igual que ocurre con los archivos que están en papel, los archivos de su ordenador deben estar organizados, para que pueda encontrarlos rápidamente cuando los necesita.

11. Examine la función de "ayuda" de un programa de software. Descubrirá capacidades y métodos abreviados que no sabía que existían. Consejo: abra un documento de prueba para ir descubriendo las funciones recién aprendidas hasta que las domine.

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