Inicie pronto las mejoras de procesos

¿Por qué esperar hasta el final de un proyecto para descubrir qué debería cambiar la próxima vez? Eso sería como si el ejército esperara para revisar su táctica a que terminara la guerra. Afortunadamente, los militares cuentan con un sistema mejor, la revisión después de la acción (RDA), y usted puede adaptar ese sistema para utilizarlo en su organización. Cómo funciona: Las unidades de campaña del ejército discuten inmediatamente los acontecimientos para aprender de cada enfrentamiento y difundir rápidamente ese conocimiento por toda la organización.

La clave: Los líderes centran la discusión en el aprendizaje del equipo y no en señalar culpables.

Para llevar a cabo sus propias revisiones de forma eficaz, siga estas directrices:

? Programe pronto sesiones de revisión. Si quiere mejorar un módulo de formación, realice la primera revisión después de la primera sesión y no cuando termine todo el curso. Si está trabajando en un proceso mensual, realice una revisión cada mes.

? Marque la pauta de la discusión. Haga hincapié al principio en que el objetivo del proceso es lograr mejoras y en ningún caso culpar a alguien. Si alguien inicia un ataque personal, póngale fin inmediatamente. Hacer que un mediador modere la discusión en lugar de hacerlo usted, puede permitir que la discusión parezca menos sentenciosa.

? Fomente la participación. Cuando se hacen bien, las revisiones no sólo mejoran los procesos, sino también la comunicación entre los miembros de un equipo. Si algunas personas se muestran reticentes a realizar comentarios orales, pídale a todo el mundo que escriba una revisión y, luego, haga que la gente comparta sus opiniones.

? Haga preguntas directas. Revise lo que quería que ocurriera, y luego compárelo con los resultados reales. Pregunte: "¿Qué ha funcionado? ¿Qué no ha funcionado? ¿Por qué no han funcionado esas cosas? ¿Qué deberíamos cambiar? ¿Cuál sería el proceso ideal?".

? Haga un seguimiento. Registre las recomendaciones y distribúyalas entre su equipo y entre otros miembros de la organización que podrían beneficiarse de esos conocimientos. Luego, fije una fecha para revisar los efectos de los cambios que el equipo ha decidido adoptar.